Venti ore alla settimana. È il tempo che il tipico imprenditore di PMI spreca in attività ripetitive che un software potrebbe fare al posto suo. Ventimila email simili, cento preventivi con gli stessi calcoli, cinquanta reminder da mandare. E intanto i progetti importanti restano nel cassetto.
Cosa puoi automatizzare (davvero)
Partiamo dal concreto. Queste sono le automazioni che funzionano per qualsiasi business:
Comunicazioni ricorrenti
- Email di benvenuto ai nuovi clienti
- Promemoria appuntamenti (24h prima, 1h prima)
- Follow-up dopo preventivi non risposti
- Auguri di compleanno e anniversari
- Richieste di recensione post-acquisto
Processi amministrativi
- Generazione preventivi da template
- Fatturazione ricorrente
- Solleciti pagamento graduali
- Report settimanali automatici
- Backup e archiviazione documenti
Gestione lead e vendite
- Assegnazione lead ai commerciali
- Scoring automatico delle opportunità
- Alert per deal fermi da troppo tempo
- Sincronizzazione tra canali (sito → CRM)
Gli strumenti: dal semplice al potente
Livello 1 - Automazioni native (gratis)
Gmail ha i filtri. Outlook ha le regole. Google Sheets ha gli script. Prima di comprare tool esterni, sfrutta quello che hai già.
Livello 2 - No-code automation (20-100€/mese)
- Zapier - Collega 5000+ app senza scrivere codice. "Quando arriva un'email con allegato PDF, salvalo su Drive e notifica su Slack"
- Make (ex Integromat) - Più potente di Zapier, leggermente più tecnico
- n8n - Open source, self-hosted, potentissimo
Livello 3 - RPA (100-500€/mese)
Robotic Process Automation per automatizzare software che non hanno API. Il robot "clicca" al posto tuo. UiPath, Automation Anywhere, Power Automate.
Livello 4 - Automazioni custom
Quando nessun tool standard fa quello che serve, sviluppi su misura. Più costoso inizialmente, più flessibile nel lungo termine.
Calcola il tuo potenziale risparmio
Prendi carta e penna:
- Scrivi le 5 attività che fai ogni giorno uguale
- Stima quanto tempo ci metti (sii onesto)
- Moltiplica per 250 (giorni lavorativi all'anno)
- Moltiplica per il tuo costo orario
Esempio: 30 minuti al giorno per gestire email ripetitive = 125 ore/anno = se il tuo tempo vale 50€/ora, sono 6.250€/anno sprecati.
Un'automazione che risolve quel problema costa 200€ una tantum più 20€/mese. Payback in 2 mesi.
Come iniziare senza paralizzarsi
Settimana 1: Osserva
Per 5 giorni, segna ogni attività ripetitiva che fai. Non cercare di cambiarla, solo annotala.
Settimana 2: Prioritizza
Ordina per: frequenza × tempo × noia. Le attività frequenti, lunghe e noiose sono le prime candidate.
Settimana 3: Prototipa
Scegli UNA attività e prova ad automatizzarla. Zapier ha 14 giorni di prova gratuita. Make anche. Sperimenta.
Settimana 4: Affina
L'automazione funziona? Perfetta? Probabilmente no. Aggiusta, testa, migliora. Poi passa alla successiva.
Errori classici
Automatizzare processi rotti. Se il processo manuale è un casino, l'automazione farà casino più velocemente. Prima sistema il processo, poi automatizza.
Troppa complessità iniziale. La prima automazione deve essere semplice. Un trigger, un'azione. Poi aggiungi complessità gradualmente.
Non testare abbastanza. L'automazione che manda email sbagliate ai clienti fa più danni del lavoro manuale. Testa con dati finti, poi con casi reali controllati, poi in produzione.
Dimenticare le eccezioni. Il 80% dei casi funziona, il 20% no. Prevedi un fallback umano per le eccezioni.
Un caso reale: lo studio legale
Uno studio con 5 avvocati. Gestivano scadenze con Excel, appuntamenti via email, solleciti a mano. Risultato: scadenze mancate, clienti irritati, stress costante.
Automazioni implementate:
- Calendario condiviso con promemoria automatici
- Sistema ticketing per richieste clienti
- Solleciti pagamento automatici a 30-60-90 giorni
- Report settimanale sullo stato delle pratiche
Tempo risparmiato: 15 ore/settimana complessive. Scadenze mancate: da 3-4/mese a zero. Costo: 150€/mese di software.
Il prossimo passo
Questa settimana, scegli UN'attività ripetitiva che odi fare. Cerca su YouTube "automate [nome attività] Zapier". Probabilmente qualcuno l'ha già fatto.
Se vuoi un assessment delle opportunità di automazione nella tua azienda, contattaci per una consulenza.
